Работа с самозанятым: что компании проверить до оплаты

При работе с самозанятым компания проверяет статус исполнителя, применимость НПД к конкретной выплате и наличие чека. Для подходящего дохода действует освобождение от НДФЛ, а освобождение заказчика от страховых взносов по выплате физлицу без ИП связано с условиями части 1 статьи 15, включая предусмотренный законом чек.

Одного гражданского названия договора недостаточно. Ниже — порядок проверки перед оплатой и документы, которые помогают подтвердить расчёт и исполнение, но не гарантируют отсутствие спора.

Условия освобождения нужно проверять вместе

Доход должен действительно подлежать учёту в базе НПД: статус исполнителя не делает подходящей любую выплату. Для доходов, облагаемых НПД, освобождение физлица от НДФЛ установлено частью 8 статьи 2 закона. Условия по взносам заказчика для выплаты физлицу без ИП приведены в части 1 статьи 15.

Отдельно оценивают фактические отношения. Если гражданский договор прикрывает трудовые, последствия устанавливают в предусмотренном законом порядке. Размер и периодичность оплаты, текст договора и справка о НПД по отдельности не определяют исход спора.

Шаг первый: проверить статус

Статус самозанятого — не разовая справка, а состояние, которое может прекратиться в любой день: человек снимается с учёта сам, либо его снимает инспекция при превышении лимита или несоответствии требованиям.

Поэтому проверять нужно дважды: перед заключением договора и перед каждой оплатой. Делается это по ИНН и на конкретную дату — у нас есть проверка самозанятого, там есть переход к официальному сервису ФНС.

Шаг второй: договор

Договор с самозанятым — обычный гражданско-правовой: подряда или возмездного оказания услуг. Отличие от трудового не в названии, а в содержании.

Что проверять в совокупности. График работы, режим рабочего дня, подчинение правилам внутреннего распорядка, штрафы за опоздание, почасовой или помесячный тариф без привязки к заданию, должность вместо предмета работ, испытательный срок. Это признаки для оценки отношений, а не правило, по которому одна почасовая оплата автоматически делает договор трудовым.

Что стоит добавить. Указание на статус плательщика налога на профессиональный доход, обязанность передавать чек и сообщать об утрате статуса, порядок сдачи и приёмки работ. Собрать такой договор можно в генераторе — он подставляет эти условия сам.

Шаг третий: чек

Чек обязателен, и это не вопрос удобства бухгалтерии.

Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, при определении налоговой базы не учитывают расходы на приобретение товаров, работ и услуг у плательщиков налога на профессиональный доход при отсутствии чека. Норма записана в части 8 статьи 15 закона.

То есть без чека оплата просто не уменьшает вашу налогооблагаемую прибыль. Никакой акт, выписка или договор его не заменяют.

Чек формирует сам исполнитель. При расчёте наличными и картой — в момент расчёта, при иных формах безналичных денежных расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведён расчёт.

Шаг четвёртый: акт

Чек не заменяет документы о предмете и исполнении договора. Необходимость акта и других первичных документов зависит от сделки, условий договора и правил учёта расходов; универсальной обязанности оформлять акт на любую покупку закон № 422-ФЗ не устанавливает.

При авансе чек подтверждает расчёт, а не то, что работа уже выполнена. Зафиксируйте порядок приёмки и подтверждайте каждый оплаченный этап подходящими документами. Чек является необходимым условием в указанных частях статьи 15, но один его факт не доказывает обоснованность любого расхода.

Что в нём должно быть и когда без него не обойтись — разобрали в статье про акт и счёт самозанятого. Для оплаты частями есть разбор аванса и доплаты.

Что видит налоговая

Признаки подмены трудового договора ФНС публиковала открыто. Вот они, и полезнее читать их как чек-лист к собственным договорам.

1. Дата регистрации самозанятого, дата договора и дата первого чека совпадают или почти совпадают.
2. Компания массово заключает договоры с одними и теми же самозанятыми.
3. Исполнитель получает доход только от одного заказчика.
4. Чеки проходят ежемесячно или дважды в месяц на одинаковые суммы.
5. Штат наёмных сотрудников минимален, а договоров с самозанятыми много.
6. В договоре перечислены ежедневные функции, а не конкретное задание.
7. Прописан график работы, штрафы за опоздание, почасовой тариф.
8. Есть признаки контроля дисциплины и подчинённости.
9. Инструменты и расходные материалы предоставляет заказчик.
10. У исполнителя есть рабочее место на территории заказчика без арендной платы.

Отдельно ФНС указывала, что деятельность компании оценивают комплексно: смотрят периодичность выплат, их объём, долю в доходах исполнителя, постоянство отношений и совпадение прежних мест работы самозанятых с текущими заказчиками. Официальный разбор приведён в источниках ниже.

Один-два совпадения ещё ничего не решают. Опасна их совокупность: когда десяток исполнителей работает только на вас, по графику и с вашим оборудованием, это повод оценить фактические отношения и риск их признания трудовыми. Заранее вынести окончательное решение по одному перечню признаков нельзя.

Коротко

Для выплаты физлицу без ИП освобождение заказчика от взносов требует подходящего для НПД дохода и предусмотренного законом чека. Фактические отношения проверяют отдельно: документы не должны прикрывать трудовую работу.

Проверяйте статус перед каждой оплатой, держите в договоре предмет и результат вместо графика и функций, требуйте чек — без него расходы не уменьшат прибыль. Приёмку подтверждайте документами, необходимыми для вашей сделки и учёта.

Доход от работ и услуг нынешнему работодателю, а также бывшему менее двух лет после увольнения не входит в НПД. Это правило про налогообложение конкретного дохода, а не автоматический запрет любого договора. Что происходит, когда договор всё-таки признают трудовым, разобрали в отдельном материале.