Акт и счёт самозанятого: что оформить для заказчика

Самозанятый оформляет чек на полученную оплату за продажу, облагаемую НПД. Акт и счёт выполняют другие задачи: акт подтверждает выполнение и приёмку, а счёт сообщает заказчику сумму и реквизиты для платежа. Необходимость этих документов согласуют с учётом договора и требований заказчика.

Три документа — три задачи

Документ	Что он показывает	Когда его оформляют
Счёт на оплату	Сколько и за что предлагается заплатить, куда перечислить деньги	До платежа, если это предусмотрено договором или нужно заказчику
Чек из «Моего налога»	Сведения о расчёте по продаже, облагаемой НПД	При расчёте либо в срок, установленный для соответствующей формы оплаты
Акт	Какие работы выполнены или услуги оказаны и приняты	По факту исполнения, в порядке приёмки по договору

Подписанный акт не означает, что деньги уже получены. Перечисленный аванс, наоборот, может поступить до выполнения работы. Поэтому дата акта и дата расчёта могут различаться, и это само по себе не ошибка.

Когда заказчику нужен акт

Закон № 422-ФЗ не устанавливает универсальной обязанности составлять акт на каждую сделку. Но из этого не следует, что можно отказаться от условия о приёмке, которое вы согласовали в договоре. Проверьте, кто готовит акт, как его передаёт, сколько времени отведено на подпись или замечания и к какому событию привязан окончательный платёж.

Для организации на налоге на прибыль чек — необходимое условие учёта расходов по покупке у плательщика НПД. Это предусмотрено частью 8 статьи 15 закона № 422-ФЗ. Однако чек сам по себе не доказывает выполнение всех условий признания расхода. Заказчик оформляет и первичные документы по хозяйственной операции.

В разъяснении ФНС об актах отдельно рассмотрена предоплата: акт подтверждает факт исполнения и дату или период работ. Это особенно полезно, когда оплата и выполнение приходятся на разные месяцы или заказ закрывают по этапам.

Для конкретной сделки проверьте, какой документ оформляет её исполнение. Не подменяйте накладную на товар актом об услугах, которых не было. При простой разовой услуге человеку отдельный акт может не требоваться, если его не предусматривают договор и применимые правила. Чек на расчёт при этом всё равно нужен.

Что написать в акте

Для первичного учётного документа требования определены статьёй 9 закона № 402-ФЗ. В документе должны быть:

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Наименование экономического субъекта, составившего документ.
4. Описание факта хозяйственной жизни — что сделано.
5. Натуральное и (или) денежное измерение с единицами.
6. Должности лиц, совершивших сделку и ответственных за её оформление, либо лиц, ответственных за оформление события.
7. Их подписи с фамилиями и инициалами либо другими идентифицирующими реквизитами.

В акте с самозанятым укажите ФИО исполнителя и его роль, например «Исполнитель». Не придумывайте ему должность в компании заказчика. Форму первичного документа заказчик определяет в соответствии с правилами своего учёта; готовый бланк стоит согласовать до подписания.

Добавьте номер и дату договора, стороны, период услуг, результат или объём выполненного этапа, стоимость и замечания при приёмке. Номер акта и ИНН помогают связать документы, хотя не все эти сведения названы отдельными обязательными реквизитами в статье 9.

Вместо одного слова «дизайн» можно написать: «Подготовлены три варианта макета главной страницы по договору № 7 от 1 июня 2026 года; заказчику переданы исходные файлы». Содержание должно соответствовать реальной работе и условиям заказа. Фразу об отсутствии претензий используйте только тогда, когда она отражает результат приёмки.

Аванс и доплата: пример последовательности

Цена услуг — 30 000 ₽, предоплата — 12 000 ₽, остаток — 18 000 ₽. Стороны договорились подписать акт после завершения всего заказа. Пример относится к прямым расчётам, без посредника.

1. До начала работы выставьте счёт на аванс 12 000 ₽, если он нужен заказчику.
2. После получения 12 000 ₽ отразите эту сумму чеком с фактической датой расчёта.
3. После выполнения передайте результат и акт на услуги стоимостью 30 000 ₽. При необходимости укажите, что аванс уже получен и к оплате осталось 18 000 ₽.
4. Выставьте счёт на остаток 18 000 ₽, если это предусмотрено порядком оплаты.
5. При получении доплаты оформите чек только на новые 18 000 ₽.

Стоимость услуг в акте и сумма последнего платежа здесь различаются. Не выдавайте после приёмки ещё один чек на полные 30 000 ₽: аванс уже учтён. При полной предоплате приёмка вообще может пройти без нового поступления денег. Подробнее — чек на аванс и окончательную оплату.

Срок формирования и передачи чека зависит от формы расчёта. Для наличных и электронных средств платежа — в момент расчёта; для иных безналичных форм — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом расчёта. Не откладывайте чек до подписи акта. Особенности первого налогового периода и разных форм оплаты разобраны в статье о чеке.

Как выставить счёт

Укажите получателя и плательщика, основание платежа, название услуги, сумму и реквизиты. Если это аванс или остаток, прямо назовите вид платежа. Счёт на оплату отличается от счёта-фактуры и сам по себе не подтверждает ни получение денег, ни выполнение услуги.

Общего правила «без счёта компания не может перевести деньги» нет. Проверьте договор и согласованный порядок расчётов: заказчику может быть достаточно реквизитов и суммы в договоре, а может понадобиться отдельный счёт.

В генераторе договора и счёта можно собрать шаблон услуг и выбрать сумму счёта: полную цену, аванс или остаток. Перед отправкой проверьте реквизиты и условия; шаблон нужно привести в соответствие с конкретным заказом. Пустые поля с подчёркиваниями не являются заполненным документом.