Чем рискует компания, нанимая самозанятого

У работы с самозанятыми один настоящий риск — переквалификация договора в трудовой. Всё остальное из него вытекает.

Разберём, во сколько это обходится, почему сумма оказывается больше, чем ожидают, и кто вообще может запустить эту историю.

Что доначисляют

Если инспекция докажет, что отношения были трудовыми, она считает так, будто человек всё это время числился в штате.

Компании доначислят налог на доходы физических лиц за весь период выплат и страховые взносы по всем тарифам. Сверху пени за каждый день просрочки — с той даты, когда налог и взносы должны были быть уплачены.

Почему сумма выходит больше ожидаемой

Здесь самая неприятная деталь, и о ней узнают обычно постфактум.

Исполнитель всё это время честно платил свой налог на профессиональный доход с тех же выплат. Логично предположить, что уплаченное зачтут. Не зачтут.

Верховный Суд рассмотрел этот вопрос прямо: при переквалификации договора суммы налога на профессиональный доход, уплаченные исполнителем, при расчёте доначисляемого налога на доходы физических лиц не учитываются. Определение Судебной коллегии по экономическим спорам от 3 февраля 2025 года № 309-ЭС24-20306.

Вернуть переплату может только сам исполнитель и только по своему заявлению. Для компании это означает, что бюджет получит обе суммы, а договариваться о возврате придётся человеку, которого вы к этому моменту уже, скорее всего, не нанимаете.

Штрафы

Их три, и они складываются.

За неудержание налога. Статья 123 Налогового кодекса: неправомерное неудержание или неперечисление сумм налога, подлежащего удержанию налоговым агентом, влечёт штраф в размере 20% от этой суммы.

За неуплату взносов. Статья 122 Налогового кодекса: 20% от неуплаченной суммы, а при умышленном характере — 40%.

Административный. Часть 4 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях наказывает за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения: должностному лицу от 10 до 20 тысяч рублей, предпринимателю от 5 до 10 тысяч, организации от 50 до 100 тысяч.

Кто это запускает

Три разных источника, и готовиться надо ко всем.

Налоговая. Оценивает деятельность комплексно: периодичность выплат, их объём, долю в доходах исполнителя, постоянство отношений и совпадение прежних мест работы самозанятых с текущими заказчиками. Признаки, по которым инспекция отбирает компании для проверки, опубликованы — разобрали их списком.

Трудовая инспекция. Смотрит на признаки со своей стороны — режим, подчинённость, рабочее место — и вправе выдать предписание об устранении нарушения. Если его не обжаловать, отношения признаются трудовыми без суда.

Сам исполнитель. По статье 19.1 Трудового кодекса он может обратиться в суд за признанием отношений трудовыми — обычно когда с ним расстались или не заплатили. Отношения тогда считаются трудовыми со дня, когда человека фактически допустили к работе, и к доначислениям добавятся отпускные, больничные и компенсации.

Что реально снижает риск

Не формулировки в договоре, а устройство работы.

Статус исполнителя стоит проверять перед каждой оплатой, а не однократно при заключении договора.

Дальше — сама фактура. Исполнитель не должен быть вашим единственным источником дохода: если все его чеки за год выписаны на вас, это видно сразу. Суммы не должны быть одинаковыми из месяца в месяц. Предметом договора должен быть результат, а не функция и не должность. Инструменты и рабочее место — его, а не ваши.

И отдельное правило, которое не обходится ничем: бывшего сотрудника нельзя привлекать как самозанятого в течение двух лет после увольнения. Его доход от вас просто не подпадёт под режим, и налог придётся платить обычным порядком с первого дня.

Коротко

Переквалификация стоит дороже, чем кажется, потому что уплаченный исполнителем налог не уменьшает доначисление. К нему добавляются взносы, пени и три штрафа, включая административный до ста тысяч рублей.

Защищает не текст договора, а фактический характер отношений. Если человек работает у вас по графику, вашим инструментом и только на вас — никакая формулировка не поможет. Порядок, при котором вопросов не возникает, разобрали в статье о том, как работать с самозанятым и ничего не нарушить.